Kennen Sie das? Sie benötigen schnell ein bestimmtes Dokument, können es aber nicht finden. Wir haben hilfeiche Tipps für eine effiziente Büroorganisation.
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Büroorganisation und Kunden(un)zufriedenheit
Wenn das Chaos in Form von Dokumentenbergen, leeren Kaffeetassen und einer Flut unbeantworteter E-Mails fester Bestandteil des Arbeits- und Büroalltags ist, dann nutzt das weder dem Arbeitnehmer noch seinem Chef. Eine unstrukturierte Ausgangsposition fördert eine unstrukturierte Arbeitsweise. Der Output lässt es dementsprechend an Qualität mangeln. Was bleibt, sind unzufriedene Kunden und infolge dessen ein angespanntes Arbeitsklima im Büro. Um dies zu vermeiden, sollte bereits sehr viel früher angesetzt werden – nämlich bei der Ablauforganisation aller im Büro zu erledigen Tätigkeiten. Das klingt nach einem umfangreichen Prozedere, doch der Aufwand lohnt sich: Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer zielorientiert und strukturiert vorgehen, dann spiegelt sich das auch in den Arbeitsergebnissen wieder. Der Kunde wird den Unterschied merken.
Optimierung des Arbeitsablaufs
Besonders für den Anfang ist die Beachtung weniger Aspekte schon hilfreich. Sobald diese in den alltäglichen Ablauf eingeflossen sind, kann die gesamte Strukturierung auf Wunsch und bei Bedarf um weitere Faktoren ergänzt werden. Die größte Verantwortung hierbei liegt beim Arbeitnehmer selbst. Sein Vorgesetzter beziehungsweise Chef hingegen übernimmt hauptsächlich fördernde und kontrollierende Funktionen. Die wichtigsten umzusetzenden Punkte für eine professionelle Büroorganisation lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Tipps für den Arbeitnehmer:
Tipp 1 – Aufgeräumter Arbeitsplatz
Ordnung fängt im Kopf an – oder in diesem Fall auf dem eigenen Schreibtisch. Denn wer vor lauter Papierstapel, Aktenordner und Informationsbroschüren nicht mehr vernünftig arbeiten kann, der kann sich auch schlecht konzentrieren. Hinzu kommt, dass nicht nur Tastatur und Telefon in dem Gewühle gern verloren gehen, sondern auch auf weitere Arbeitsmaterialien wie beispielsweise Locher, Tacker und Kugelschreiber schlecht zugegriffen werden kann. Das führt zum zweiten Punkt dieser Aufzählung.
Tipp 2 – Handwerkszeug zurechtlegen
Wie der Maurer seine Kelle und der Maler seinen Pinsel, braucht auch der Büroangestellte sein Werkzeug. Dieses sollte zum einen funktionsfähig sein und zum anderen in nächster Nähe bereit liegen. Zeit, die zum Suchen, Reparieren oder Nachfüllen beispielsweise von Heftklammern gebraucht wird, ist verschwendete Zeit. Sie fließt nicht in das Arbeitsergebnis ein. Aus diesem Grund legen Sie sich alles, was benötigt werden könnte, einsatzbereit und schnell auffindbar bereit.
Tipp 3 – Ablage sortieren
Papierkram bedeutet immer viel Arbeit. Viel unsortierter Papierkram noch viel mehr. Er blockiert nicht nur den Schreibtisch, sondern macht auch das Auffinden eines bestimmten Dokuments unmöglich. Gleiches gilt für elektronischen Papierkram, wie beispielsweise Textdokumente, E-Mails und Bilddateien. Hier wird ebenfalls Sortierung benötigt. Eine Anordnung nach Eingangs- beziehungsweise Erstellungsdatum bietet sich an. Zudem ist die Anlegung themenspezifischer Ordner (klassisch oder auf dem Desktop) oder in Ablagen sinnvoll.
Tipp 4 – Zeitmanagement
Bis wann muss was erledigt werden? Welches Projekt muss zuerst in Angriff genommen werden und was kommt danach? Eine genaue Vorstellung davon, in welcher zeitlichen Abfolge zu arbeiten ist, ist für die grundlegende Organisation essentiell. Hier kann ein Wandkalender helfen, denn er sorgt dafür, dass Abgabe- oder Fertigstellungsfristen präsent im Kopf des Arbeitnehmers sind und bleiben. Ein solcher kann beispielsweise hier erworben werden. Arbeit ohne terminlichen Druck entspannt nicht nur denjenigen, der fleißig am Schreibtisch sitzt, sondern auch die Kunden.
Tipp 5 – Kommunikation
Wenn es Probleme im Bereich der Büroorganisation gibt, teilen Sie diese dem Vorgesetzten unverzüglich mit. So können sie zeitnah ausgeräumt werden. Auch mit den Kollegen sollten regelmäßige Absprachen getroffen und ein Austausch untereinander vorgenommen werden. Dies stärkt nicht nur den Zusammenhalt, sondern optimiert Arbeitsprozesse.
Tipp 6 – Zielsetzungen
Ein nicht enden wollender Berg an Aufgaben wirkt sich demotivierend aus. Damit sich keine Frustration einstellt, hilft es, sich selbst kleinere Ziele zu setzen. Es bieten sich beispielsweise Tage- oder Wochenziele an. Werden diese erfolgreich erreicht, darf sich der Arbeitgeber gern selbst belohnen – mit einem besonders leckeren Mittagspausensnack zum Beispiel.
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Tipps für den Arbeitgeber:
Tipp 1 – Förderung der Ordentlichkeit im Büro
Wenn die Mitarbeiter sich um ordentliche Arbeitsplätze bemühen, dann ist es wichtig, sie dabei zu unterstützen. Die Bereitstellung von größeren Arbeitsplätzen und Ablageflächen kann wahre Wunder wirken.
Tipp 2 – Meetings organisieren
Um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, miteinander bezüglich der Arbeit in Kontakt zu treten, organisieren Sie regelmäßige innerbetriebliche Treffen. Sie helfen nicht nur den Angestellten, sondern sind auch für Sie als Vorgesetzten interessant, da Sie so Einblicke in die tatsächliche Arbeitswirklichkeit des Betriebes erlangen. Probleme werden dadurch schneller erkannt.
Tipp 3 – Ein offenes Ohr haben
Eine geschlossene Tür und ein böser Blick helfen nicht, wenn es darum geht, unternehmensinterne Prozesse zu optimieren. Da Sie als Arbeitgeber oft nicht alles mitbekommen, was sich in der Firma zuträgt, sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit Problemen oder Vorschlägen zu Ihnen zu kommen.
Als Führungskraft ist es wichtig mit einer überlegten Selbstorganisation beim Arbeiten ein gutes Beispiel zu sein. Konkrete Hinweise zur Umsetzung finden Sie hier.
Effektives Arbeiten durch Struktur und Planung
Kommunikativer Austausch mit Problemerkennung, Sortierungs- und Aufräumprozesse sowie eine zeitliche Planung von Arbeitsvorgängen können für eine gesteigerte Büroorganisation Sorge tragen. Sie ermöglicht eine Verbesserung der Produktivität und des Betriebsklimas. Eng damit verbunden sind nicht nur zufriedene Arbeitnehmer und Chefs, sondern auch zufriedene Kunden. Viele Vorteile und keinerlei Nachteile sind die Folge: Alle Beteiligten profitieren.
» Ausführlichere Tipps und Tricks finden sich auch unter: dashoefer.de
» Erfolgreiche Hinweise zur Bürooraginsation finden Sie in diesem Video!
