Besseres Zeitmanagement – 6 Tipps die schnell helfen

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Richtiges Zeitmanagement heißt das Stichwort, wenn Sie mit Ihrer Arbeit einfach nicht mehr vorankommen. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Arbeitszeit optimaler nutzen können.

Teilen Sie sich Ihre Zeit gut ein

Teilen Sie sich Ihre Zeit gut ein

Es geht vielen Menschen so, dass sie mit ihrer Zeit am Arbeitsplatz einfach nicht so hinkommen, wie sie es gerne möchten. Oftmals ist es nämlich so, dass der am Morgen geplante Tagesablauf spätestens dann durcheinander gewirbelt wird, wenn das E-Mail-Postfach geöffnet wird. Wieder 5 neue E-Mails und alle möchten so schnell wie möglich bearbeitet werden. Hin ist der bis eben noch klar durchgeplante Tag, der mit einem pünktlichen Feierabend enden sollte. Wem das oftmals so geht, der wünscht sich, dass der Tag mehr als 24 Stunden hat. Dabei ist es lediglich das richtige Zeitmanagement, mit dessen Hilfe sich der Arbeitsalltag schneller, effektiver und reibungsfreier gestalten lässt. Welche Tipps helfen, um die Belastung am Arbeitsplatz einzudämmen, lesen Sie hier.

Tipp 1 – Tagesplan erstellen
Erstellen Sie sich abends immer für den kommenden Tag einen Tagesplan. So können Sie sich einen Überblick über Ihr Tagespensum verschaffen. Fassen Sie dabei gleichartige Aufgaben am besten immer zusammen und erledigen Sie diese hintereinander weg. Größere Aufgaben sollten Sie hingegen in kleinere Teilaufgaben zerlegen.

Tipp 2 – Dringlichkeit bewerten
Grundsätzlich dürfen Sie Aufgaben nicht nach Ihren Vorlieben bewerten und erledigen. Sie müssen sowieso irgendwann alle Aufgaben erledigen. Also bewerten Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit. Die Aufgaben sollten Sie am besten in drei Gruppen einteilen:

1. hohe Priorität
2. mittlere Priorität
3. niedrige Priorität

Haben Sie die Aufgaben eingeteilt, dann sollten Sie sich gleich morgens mit den Aufgaben beschäftigen, die eine hohe Priorität haben. Haben Sie erst einmal die wichtigsten Aufgaben erledigt, dann sind Sie motivierter und der Rest erledigt sich dann viel leichter.

Tipp 3 – E-Mails organisieren
E-Mails sollten Sie lediglich zwei bis drei Mal am Tag abrufen und anschließend sofort beantworten. So können Sie die tägliche Zeit, die Sie sonst mit dem Checken der E-Mails verbringen, deutlich reduzieren.

Für Newsletter oder Ähnliches sollten Sie sich einen speziellen Mail-Account einrichten. Diese E-Mails dann am besten nur nach Bedarf abrufen.

Tipp 4 – Nicht alles auf einmal erledigen
Unser Gehirn kann lediglich zwei gleich schwere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Durch Multitasking, d.h. mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, können Sie sich schnell verzetteln. Erledigen Sie Ihre Aufgaben also immer der Reihe nach.

Tipp 5 – Zeitaufwand abwägen
Natürlich möchte jeder seine Arbeit so gut wie möglich bzw. perfekt erledigen. Sie müssen jedoch wissen, dass zwischen gut und perfekt meist ein Zeitaufwand von mehreren Stunden liegt. Sie sollten immer abwägen, ob Sie wirklich noch mehr Zeit in eine Aufgabe investieren, um zu überzeugen, oder ob es besser ist ein anderes Projekt voranzutreiben.

Tipp 6 – Zeitdiebe beseitigen
Möchten Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit herausgerissen werden, dann sollten Sie mögliche Störungen reduzieren, indem Sie:

  • das Telefon umleiten oder den Anrufbeantworter einschalten
  • die automatische E-Mail-Benachrichtigung abschalten
  • die Tür schließen und sich somit von Kollegen abkoppeln

Fazit:
Welche der genannten Tipps Sie wirklich umsetzen, das bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihren eigenen Rhythmus finden. Dabei sollten Sie immer daran denken, genügend Pausen zu machen, um neue Energie zu schöpfen. Sie werden sehen, dass es nach einer kleinen Pause auch mit der Konzentration wieder besser läuft.

Foto1: © granata68 - Fotolia.com

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