Besseres Zeitmanagement – 6 Tipps die schnell helfen

Auf Ihrem Schreibtisch stapelt sich auch die Arbeit? Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Arbeitszeit optimaler nutzen können.

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Zeitmanagement – Organisation ist alles!

Viele Menschen kommen mit ihrer Zeit am Arbeitsplatz einfach nicht mehr hin und schaffen viel weniger, als sie wollten und oftmals auch als sie sollten. Meistens ist es nämlich so, dass der am Morgen geplante Tagesablauf spätestens dann durcheinandergewirbelt wird, wenn das E-Mail-Postfach geöffnet wird. Wieder 15 neue E-Mails und alle müssen schnellstmöglich bearbeitet und beantwortet werden. Hin ist der bis eben noch klar durchgeplante Tag, der mit einem pünktlichen Feierabend enden sollte. Wem das häufiger so geht, der wünscht sich, dass der Tag mehr als 24 Stunden hätte. Dabei ist es lediglich das richtige Zeitmanagement, mit dessen Hilfe sich der Arbeitsalltag schneller, effektiver und reibungsfreier gestalten lässt. Welche Tipps helfen, um die Belastung am Arbeitsplatz einzudämmen, lesen Sie hier.

Tipp 1 – Tagesplan ertellen

Erstellen Sie sich abends immer für den kommenden Tag einen Tagesplan. So können Sie sich einen Überblick über Ihr Tagespensum verschaffen. Fassen Sie dabei gleichartige Aufgaben am besten immer zusammen und erledigen Sie diese hintereinander weg. Größere Aufgaben sollten Sie hingegen in kleinere Teilaufgaben zerlegen.

Tipp 2 – Dringlichkeit bewerten

Grundsätzlich dürfen Sie Aufgaben nicht nach Ihren Vorlieben bewerten und erledigen. Sie müssen sowieso irgendwann alle Aufgaben erledigen. Also bewerten Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit. Die Aufgaben sollten Sie am besten in drei Gruppen einteilen:

1. hohe Priorität
2. mittlere Priorität
3. niedrige Priorität

Haben Sie die Aufgaben eingeteilt, dann sollten Sie sich gleich morgens mit den Aufgaben beschäftigen, die eine hohe Priorität haben. Haben Sie erst einmal die wichtigsten Aufgaben erledigt, dann sind Sie motivierter und der Rest erledigt sich dann viel leichter.

Tipp 3 – E-Mails organisieren

E-Mails sollten Sie lediglich zwei bis drei Mal am Tag abrufen und anschließend sofort beantworten. So können Sie die tägliche Zeit, die Sie sonst mit dem Checken der E-Mails verbringen, deutlich reduzieren.

Für Newsletter oder Ähnliches sollten Sie sich einen speziellen Mail-Account einrichten. Diese E-Mails dann am besten nur nach Bedarf abrufen.

Tipp 4 – Nicht alles auf einmal erledigen

Unser Gehirn kann lediglich zwei gleich schwere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Durch Multitasking, d.h. mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen, können Sie sich schnell verzetteln. Erledigen Sie Ihre Aufgaben also immer der Reihe nach.

Tipp 5 – Zeitaufwand abwägen

Natürlich möchte jeder seine Arbeit so gut wie möglich bzw. perfekt erledigen. Sie müssen jedoch wissen, dass zwischen gut und perfekt meist ein Zeitaufwand von mehreren Stunden liegt. Sie sollten immer abwägen, ob Sie wirklich noch mehr Zeit in eine Aufgabe investieren, um zu überzeugen, oder ob es besser ist ein anderes Projekt voranzutreiben.

Tipp 6 – Zeitdiebe beseitigen

Möchten Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit herausgerissen werden, dann sollten Sie mögliche Störungen reduzieren, indem Sie:

  • das Telefon umleiten oder den Anrufbeantworter einschalten
  • die automatische E-Mail-Benachrichtigung abschalten
  • die Tür schließen und sich somit von Kollegen abkoppeln

Quintessenz

Welche der genannten Tipps Sie wirklich umsetzen, das bleibt Ihnen überlassen. Wichtig ist jedoch, dass Sie Ihren eigenen Rhythmus finden. Dabei sollten Sie immer daran denken, genügend Pausen zu machen, um neue Energie zu schöpfen. Manchmal ist es sinnvoll, eine Fitnessübung zu machen. Sie werden sehen, dass es nach einer kleinen Pause auch mit der Konzentration wieder besser läuft.

Bewusste Pausen können also ganz im Sinne eines erfolgreichen Zeitmanagement sein! Wenn Sie sich in das Thema näher einlesen wollen, empfehlen wir diesen Literaturtipp.

Über Mandy 189 Artikel
Mandy gehört zum Team von Tipps.net und strotzt nur so vor Kreativität. In den Bereichen Mediengestaltung, Fotografieren aber auch Haushalt und Garten gibt sie ihr Wissen am liebsten weiter.

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