Rechnungen, Policen und Bescheide – jede Woche kommen neue Unterlagen ins Haus geflattert. Wer nicht sofort alles ordnet und wegheftet, verliert schnell den Überblick.
Papierkram ordnen und abheften gehört zu den lästigsten Aufgaben im Haushalt. Woche für Woche kommen immer neue Zettel dazu. Wer es mit der Ordnung hierbei nicht immer ganz so genau nimmt, stapelt die Briefe erstmal ordentlich im Schrank. Hier sammeln sie sich dann über Wochen an. Aber wehe man sucht einen Brief – dann geht das Chaos erst richtig los.
Viel Zeit und Ärger ersparen Sie sich, wenn Sie Ihre Unterlagen gleich zu Beginn ordnen und bestenfalls wegheften. Wer aber nicht jeden Tag Zeit und Lust hat, sollte sich zumindest ein optimales Ablagesystem schaffen, bei dem im Falle des Falles alle nötigen Unterlagen sofort griffbereit sind.
Meine Tipps helfen Ihnen dabei, endlich Ordnung in das Papierchaos zu bringen und zukünftig die private Ablage besser zu organisieren.
Inhaltsverzeichnis
✓ Ablage optimal organisieren – So gehts
» Schritt 1: Unterlagen aussortieren
Zu erst einmal ist es wichtig, dass Sie Ihre Unterlagen sortieren. Gehen Sie dazu am besten in einen Raum, der Ihnen viel Platz zum Ausbreiten bietet. So können Sie mehrere Stapel bilden, ohne den Überblick zu verlieren.
Nehmen Sie sich nun alle Unterlagen zur Hand und misten Sie akribisch aus. Überlegen Sie sich genau, ob Sie einzelne Unterlagen wirklich noch brauchen. Bilden Sie dazu am besten drei Stapel:
- Das brauche ich noch
- Das kann weg
- Hier bin ich mir nicht sicher
Den „Das kann weg“-Stapel entsorgen Sie am besten gleich. Nicht, dass Sie noch auf die Idee kommen die unnötigen Papiere doch noch einzuheften und somit den Ordner unnütz zu füllen.
➤ TIPP
Papiere mit Namen und wichtigen Daten gehören nicht einfach so in die Papiertonne. Hier sollte im Vorfeld ein Aktenvernichter zum Einsatz kommen. Da im privaten Haushalt die meisten Unterlagen nach zwei Jahren entsorgt werden können, ist der Kauf eines solchen Gerätes wirklich zu empfehlen.
Nun nehmen Sie sich die anderen beiden Stapel vor. Jetzt wird ebenfalls ausgemistet. Es gibt Unterlagen, die über eine gewisse Zeit lang aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie schon mal am Sortieren sind, können Sie sich gleich vorhandene Ordner schnappen und ausrangieren.
In der Tabelle finden Sie die üblichen privaten Papiere und deren Aufbewahrungszeit
| Dokumente | 2 Jahre | 3 Jahre | 5 Jahre | lebenslang |
|---|---|---|---|---|
| Kontoauszüge ¹ | ✔ | |||
| Rechnungen | ✔ | |||
| Steuerbescheide | ✔ | |||
| Quittungen | ✔ | |||
| Handwerksrechnungen | ✔ | |||
| Unterlagen Wohnungs- oder Hauskauf ² | ✔ | |||
| Bankunterlagen ³ | ✔ | |||
| Kreditkartenabrechnungen | ✔ | |||
| Rentenbescheide | ✔ | |||
| Sozialversicherungsunterlagen | ✔ | |||
| Kaufverträge (Immobilie…) | ✔ | |||
| Vertragspolicen | ✔ | |||
| Persönliche Unterlagen | ✔ | |||
| Medizinische Unterlagen | ✔ |
¹ Kontoauszüge mit regelmäßigen Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (Unterhalt, Miete, etc.), sollten vier Jahre aufgehoben werden. In diesen vier Jahren können sie noch als Beweis herangezogen werden.
² Sammeln Sie alle Unterlagen und Rechnungen, die mit dem Wohnungs- oder Hauskauf in Verbindung stehen. Im Falle eines Verkaufs helfen diese den Wert des Hauses zu ermitteln.
³ Bankunterlagen wie Verträge über Sparguthaben und Kredite sollten über die komplette Laufzeit aufgehoben werden. Erst wenn der Kredit bezahlt oder das Guthaben ausgezahlt ist, können Sie die entsprechenden Unterlagen vernichten.
Die Stapel sind leerer und die Ordner bieten auch wieder ausreichend Platz stimmt’s? Dann haben Sie alles richtig gemacht. Nun geht es weiter.
» Schritt 2: Unterlagen nach Themen sortieren
Jetzt haben Sie nur noch die wirklich wichtigen Unterlagen vor sich zu liegen. Sortieren Sie die Dokumente in einzelne Themenbereiche. Das könnten sein:
- Bank
- Bausparverträge
- Versicherungen
- Wohnung/Haus
- Arbeit
- Steuerbescheide
- Telefon
- Rechnungen
- und so weiter
Diese Themenbereiche können auch wieder unterteilt werden in einzelne Sparten. Jede Versicherung, die Sie besitzen, kommt auf einen extra Haufen ebenso Lohnabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge usw..
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» Schritt 3: Dokumente chronologisch abheften
Nicht jeder hat ausreichend Platz, um sich 10 verschiedene Ordner für sämtliche Themenbereiche anzulegen. Sie können natürlich in einem Ordner auch mehrere Gebiete zusammenfassen. Aber bitte nur abgetrennt mit einem Trennblatt.
Notieren Sie sich auf dem Trennblatt gut sichtbar das Themengebiet und heften Sie die Dokumente chronologisch mit dem aktuellsten Schreiben nach oben ein.
➤ TIPP
Bei Versicherungsschreiben müssen Sie nur die Police (erstes Schreiben) und die letzte Aktualisierung aufheben.
Herzlichen Glückwunsch Ihre Ablage ist wieder auf dem aktuellsten Stand!
✓ Regelmäßig Ordnung schaffen und Zeit sparen
Jetzt haben Sie viel Zeit für das Sortieren und Einheften benötigt. Ärgerlich, oder? Was Sie in der Zeit schon alles hätten machen können. Ab sofort sollten Sie dauerhaft Ordnung halten. Wie das ganz einfach funktioniert, verraten meine Tipps.
Tipp 1:
Lagern Sie alle Unterlagen an einem Ort. Wichtige Dokumente haben nichts hinter dem Toaster zu suchen. So geraten sie nur in Vergessenheit.
Tipp 2:
Hänge- oder Einstellmappen bieten eine gute Möglichkeit, die Papiere schon im Vorfeld zu sortieren. Es gibt unterschiedliche Farben, die Sie gleichzeitig für die unterschiedlichsten Themenbereiche nutzen können. Die Mappen haben den Vorteil, dass Sie bei Bedarf das gebrauchte Dokument mit nur wenigen Handgriffen finden.
» Eine große Auswahl an Ablagesystemen finden Sie beispielsweise bei www.engelbert-strauss.at . Hier dürfte jeder für sich das passende System finden, um endlich auch dauerhaft Ordnung halten zu können.
Tipp 3:
Auch wenn es schwer fällt, heften Sie Ihre Dokumente regelmäßig ab. Auch in Ablagekästen und Hängeregistern kann das Chaos überhand nehmen.
Tipp 4:
Wenn Sie sowieso gerade am Einheften von Unterlagen sind, können Sie gleich einen Blick auf die älteren Dokumente werfen. Gibt es welche, die ausrangiert werden können? Dann raus damit!
Tipp 5:
Bei einigen Versandhäusern bekommen Sie nur Rechnungen in A5-Format oder noch kleiner. Diese kleinen Zettel können schnell untergehen. Legen Sie diese deshalb in Klarsicht- oder Prospekthüllen. Man findet sie nicht nur schneller wieder, sondern auch das Abheften erleichtert sich.
Tipp 6:
Nachdem ein neuer Brief gekommen ist und von Ihnen gelesen wurde, sollten Sie das Dokument am besten gleich lochen. Erst danach kann es in das von Ihnen gewünschte Ablagesystem sortiert werden.
Tipp 7:
Gut beschriftete Ordner sind das A und O. Wer möchte schon den halben Ordner durchforsten, um zu wissen, was sich darin nun befindet? Notieren Sie also auf dem Ordnerrücken großzügig, welche Themenbereiche speziell enthalten sind.
Tipp 8:
Sortieren Sie wirklich regelmäßig Ihre Unterlagen. Die ganze Zeit, die Sie jetzt investiert haben, können Sie sich mit einem optimal organisierten Ablagesystem zukünftig sparen. (Lesen Sie auch: Büroorganisation: 9 erfolgreiche Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber)
Extra-Buchtipp
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