Geld sparen im Büro – 6 Tipps für weniger Betriebskosten

Nicht nur Gründer sollten bemüht sein, die Kosten für Büromaterial, Strom und Heizung zu reduzieren. Ich verrate Ihnen, wie jeder im Büro Geld sparen kann.

Geld sparen im Büro
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Wer Unternehmer ist, will Gewinn machen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Ein-Mann-Firma im bescheidenen Home Office handelt oder um ein Unternehmen mit mehreren Angestellten und entsprechend vielen Büroräumen. Erfolg und Umsatz stellen sich aber nur ein, wenn fortlaufend gut kalkuliert wird. In der Praxis heißt das, vorhandenes Budget optimal einzusetzen und Kosten wo immer es geht zu minimieren. Ausgaben für das Büro zählen zu den sogenannten Betriebskosten, also Aufwendungen, die betrieblich verursacht werden und dadurch das Gesamtergebnis der Firma verringern. Wer sich dessen bewusst ist, versteht die Notwendigkeit, Maßnahmen zu treffen, durch die sich im Büro Geld sparen lässt.

Mit jedem Quadratmeter sparen

Bevor ich ins Detail gehe, wie sich schon durch kleine Vorgehensweisen Geld sparen lässt, sollte sich jeder fragen: wie viel Büro brauche ich wirklich? Gerade in der Neugründungsphase zählt jeder Cent, der besser in Marketingstrategien statt in ein prunkvolles Büro in bester Stadtlage gesteckt werden sollte. Je größer das Office, desto höher Miete und Nebenkosten!

Druckkosten sparen gleich 3fach

Druckkosten sparen
Beim Kauf elektrischer Geräte auf das Energielabel achten | © Milles Studio / stock.adobe.com
Auch wenn der digitale Fortschritt den Verbrauch von Kugelschreiber und Papier im Büro verringert hat, ganz ohne werden wir auch in den nächsten Jahren nicht auskommen – gleiches gilt für den Drucker.

❶ Drucker nach Bedarf auswählen

Sparen ist gut, an der falschen Stelle allerdings nicht. Beim Kauf eines Druckers sollte man sich zunächst fragen, welche Funktionen hier wirklich gebraucht werden. Multifunktionsgeräte vereinen Drucker, Scanner und Fax miteinander, mit vielen Geräten lassen sich sogar CD’s beschriften. Ein Startup, in dem der Drucker lediglich zum Ausdrucken von Rechnungen etc. gebraucht wird, kann sich all diese Funktionen sparen und so mit einem „einfacheren“ Gerät viel Geld sparen.

Gut zu wissen:
Energiesparende Geräte heißen nicht ohne Grund so. Achten Sie beim Kauf auf die verschiedenen Energielabel. Der Blaue Engel zum Beispiel, stellt auf seiner Internetplattform blauer-engel.de eine Liste energiesparender Drucker und Multifunktionsgeräte zur Verfügung.

❷ Papierkosten senken

Sogenannte Fehldrucke müssen nicht im Papierkorb landen. Wenn Sie lediglich Notizen oder interne Informationen ausdrucken möchten, eignen sich diese „Schmierblätter“ hervorragend, um ein zweites Mal benutzt zu werden. Beim Kauf von Büromaterial lässt sich mit Bigpacks oftmals viel Geld sparen. Auch der vorherige Preisvergleich kann sich lohnen, denn viele Händler lassen mit sich handeln oder bieten Rabatte bei bestimmter Mengenabnahme an.

Der Umwelt zuliebe
Wer nicht nur seinen Geldbeutel schonen will, sondern auch etwas für die Umwelt tun möchte, verwendet recycelbares oder unter umweltschonenden Bedingungen hergestelltes Kopierpapier.

❸ Kosten für Druckertinte einsparen

Nicht jedes Dokument muss in Farbe gedruckt werden. Schwarz-Weiß-Ausdrucke sind günstiger und reichen vor allem für Entwürfe oder Notizen völlig aus. Sammeln Sie gerade in solchen Fällen Informationen, bevor Sie einen Druck starten – 2 Sätze auf einem DIN A4 Blatt bedeuten nicht nur verschwendete Tinte, sondern auch vergeudetes Papier. Tintenpatronen oder Toner machen einen Großteil der Kosten im Büro aus. Verwenden Sie deshalb besser kompatible Tintenpatronen statt zu teuren Originalen zu greifen. Allerdings bedeutet günstig nicht immer gut, wie im Magazinbeitrag von prindo.de nachzulesen ist, denn auch bei alternativer Tinte gibt es Qualitätsunterschiede.

Energiekosten im Büro sparen

Stromkosten Büro
Optimale Raumtemperatur im Büro | © bht2000 / stock.adobe.com
Auch Heizung und Strom kosten Geld, werden bei den Ausgaben fürs Büro aber leicht vergessen, weil sie nicht so greifbar sind wie täglich genutztes Büromaterial.

➔ Heizkosten im Büro im Griff behalten

Frische Luft muss sein, gelüftet werden sollte aber immer stoßweise, denn ein angekipptes Fenster treibt die Heizkosten in die Höhe. Die optimale Temperatur zum Arbeiten liegt zwischen 20 und 22 Grad Celsius. Jedes weitere Grad erhöht fast unbemerkt Ihre Betriebskosten – achten Sie deshalb genau auf die Einstellungen des Reglers am Heizkörper bzw. Thermostat.

➔ Stromkosten im Büro senken

Auch wenn der Stand-by-Modus bei elektrischen Geräten keine Unsummen verschlingt, sollten solche Geräte zum Feierabend vom Netz getrennt werden. In den Wintermonaten ist es morgens noch dunkel, sämtliche Lampen im Büro werden also eingeschaltet. Wird es dann zunehmend heller, sollte nicht vergessen werden, das Licht wieder auszuschalten. Apropos… falls noch nicht geschehen, rüsten Sie alle Lampen auf LED um, eine sparsamere Stromquelle gibt es derzeit nicht!

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